Как организовать тендерный процесс в компании: от подготовки до результата

Как организовать тендерный процесс в компании: от подготовки до результата

Заказчиками в тендерах могут выступать не только крупные госорганизации, но также средний и мелкий бизнес. Что надо знать предпринимателям о выборе поставщиков?

Финансовый контроллинг – важный элемент финансовой системы любого бизнеса вне зависимости от размера. Если вы занимаетесь планированием, анализом, учетом и контролем, то вы уже занимаетесь финансовым контроллингом, даже если в вашей компании нет должности финансового контролера.

В самом широком смысле финансовый контроллинг – это процесс, который делает бизнес эффективным через:

• Формирование бюджетов как точки отсчета, выражения планов, воли и амбиций собственника бизнеса.
• Проверку финансовых операций компании на соответствие интересам собственника.
• Составление регулярной отчетности для чек-апа состояния компании.
• Анализ результатов деятельности и эффективности операций.

Одна из основных задач финансового контроллинга – снижение рисков и профилактика кризисных ситуаций в бизнесе. Для этого существует несколько инструментов: формирование регламентов, установление лимитов и нормативов, порядок принятия решений по ключевым вопросам на разных уровнях управления. Особое место в сфере финансового контроллинга занимают тендерные процедуры.

Что такое тендеры и зачем они нужны

Ошибочно полагать, что тендеры, как инструмент отбора поставщиков и подрядчиков, используют только большие компании или государственные структуры, когда проводят закупки на крупные суммы. Малый и средний бизнес уже берет на вооружение эту основанную на рыночных принципах состязательности, справедливости и эффективности конкурентную форму отбора предложений на оплачиваемую поставку товаров, оказание услуг или выполнение работ по заранее объявленным в документации условиям и в оговоренные сроки.

Что могут закупать через тендерные процедуры компании малого и среднего бизнеса? Все, что требуется для обеспечения деятельности и нуждается в оптимизации с точки зрения соотношения цены, качества, условий поставки и сервиса:

• Основные средства: оборудование, техника, автомобили и так далее.
• Товары для собственного потребления или перепродажи, сырье и материалы для производственных нужд.
• Различные услуги: ремонт и строительство, логистика и транспорт, консалтинг и аудит, страхование и так далее.

Тендерные процедуры позволяют снизить себестоимость и увеличить прибыль за счет нескольких факторов или их сочетания:

• Сокращение закупочных цен.
• Минимизация рисков взаимоотношений с поставщиками или подрядчиками.
• Выбор контрагентов с оптимальными условиями поставки и оплаты товаров / услуг.
• Обеспечение поставки товаров и услуг оптимального качества и с требуемым уровнем сервиса.

Как это работает

Компания-заказчик объявляет тендер и приглашает поставщиков или подрядчиков принять в нем участие. Можно использовать различные виды тендеров: запрос котировок, аукцион, конкурс. В зависимости от выбранного заказчиком формата участники в назначенное время предлагают свои цены и условия.

В случае запроса котировок участник может подать заявку только один раз, при этом не располагая информацией о том, какие условия предложили конкуренты. Выигрывает, как правило, тот, кто предложил самую выгодную цену для заказчика.

В случае аукциона торги проводятся на электронных площадках в специальных аукционных «комнатах», где участники в определенный день и час подают свои ценовые предложения. При этом участники видят предложения своих конкурентов и могут снижать первоначально предложенную цену до уровня, который позволит им получить целевую выгоду.

В случае конкурса или запроса предложений заявки подаются один раз в отсутствие информации об условиях конкурентов. В отличие от запроса котировок цена при этой форме тендера не всегда является решающим критерием отбора победителя. Привлекательность предложения оценивается по совокупности разных факторов: наличие лицензий или других разрешительных документов у поставщика или подрядчика, качественные характеристики поставляемого товара, опыт исполнения подобных контрактов ранее и так далее.

Тендеры могут быть открытыми и закрытыми. Открытые тендеры проводятся для неограниченного количества участников, информация о них публикуется в общедоступных источниках, для их проведения, как правило, используются открытые электронные торговые площадки, которых в России насчитывается уже более 400. Закрытые тендеры проводятся с ограниченным количеством участников, которых отбирает сама компания-заказчик по установленным внутренним критериям.

Что учесть при подготовке тендера

Прежде чем объявлять тендер, необходимо разработать внутренние правила и регламенты как минимум в трех направлениях:

• Подготовка тендера.
• Порядок проведения.
• Критерии отбора победителя.

Тендер, как и любой бизнес-процесс, имеет свою стоимость, поэтому важно определить минимальную цену закупки, при которой целесообразно прибегать именно к такой форме отбора поставщиков в зависимости от масштаба компании. При этом на разные категории закупок может устанавливаться различный лимит. Например, на транспортные услуги от 500 тыс. рублей в год, а на поставку сырья для основного производства от 500 тыс. рублей ежемесячно. Стоит учесть, что чем ниже лимит и меньше объем поставки, тем больше предстоит работы, но тем эффективнее контроль; а чем больше лимит и больше объем, тем больше потенциальная выгода.

В рамках подготовки тендера компания-заказчик формирует подробное техническое задание, указывая требуемые основные и дополнительные параметры, по которым будет проводиться отбор поставщика: ассортимент, качество, количество, сроки, требования к исполнителю контракте и так далее. Эти данные, в зависимости от выбранного формата тендера, доводятся до потенциальных участников, которые на их основе подготовят необходимую документацию и свои коммерческие предложения.

Перед проведением тендера формируется Тендерный комитет, в который, как правило, входят: руководитель компании, финансовый директор (финансовый менеджер), руководитель или менеджер отдела закупок или снабжения, юрист. Основная задача Тендерного комитета – тщательный анализ поступивших предложений и отбор поставщика, который готов предоставить максимально выгодные условия поставки товаров или услуг.

Финансовая служба компании-заказчика в лице финансового директора или менеджера принимает активное участие на всех этапах организации и проведении тендеров:

• Разрабатывает регламенты проведения тендерных процедур.
• Проверяет, что выносимые на тендер закупки соответствуют по объемам и сумме тем, что предусмотрены в бюджете.
• Оценивает финансовое состояние участников тендера.
• Проводит предварительную проверку договора с победителем тендера на предмет соответствия бюджету, техническому заданию и порядку отбора победителя.

Как оценивать результаты тендера

Отбор победителя тендера осуществляется по различным критериям, сочетание которых компания-заказчик определяет самостоятельно в зависимости от целей и особенностей своей деятельности. Целесообразно использовать метод ранжирования и балльную оценку. Каждому критерию в зависимости от его важности присваивается вес в долях от единицы, при этом сумма весов всех критериев должна составить 1. Для каждого критерия описывается механизм оценки в баллах по пяти- или десятибалльной шкале. Присвоенные баллы умножаются на вес критерия, выводится комплексная итоговая оценка по каждому участнику тендера. Победителем становится обладатель максимального результата.

К самым распространенным критериям относятся:

1. Цена. Часто именно она бывает решающим фактором, но необходимо учитывать сопоставимость предложений участников и сопутствующие расходы: например, если речь идет о закупке оборудования или товаров, то потенциальные поставщики должны указывать цену без учета стоимости доставки, а доставку указывать отдельно.
2. Качество. Этот критерий подразумевает как объективные, например, сертификаты соответствия, документы о технических испытаниях, гарантия; так и субъективные характеристики, например, профессиональное суждение эксперта.
3. Сроки поставки. Иногда слишком долгая доставка полностью перечеркивает выгоду от минимальной цены товара, и может обернуться катастрофой, нарушением обязательств перед собственными заказчиками и покупателями, срывами сроков по уже заключенным контрактам, поэтому показателю сроков поставки надо уделять особое внимание.
4. Условия оплаты. Самые выгодные условия оплаты для компании-заказчика – платеж после поставки с максимальной отсрочкой. Самые невыгодные – предоплата. Условия расчетов должны быть выгодными как для заказчика, так и для поставщика, поэтому этому пункту следует уделять особое внимание.
5. Деловая репутация контрагента. Данный критерий по большей части относится к субъективным, но может быть подтвержден как данными из открытых источников (например, информация на ресурсах ФНС и ФССП о наличии просроченной задолженности, судебных исках, наложенных арестах как в отношении потенциального поставщика, так и в отношении его руководителя и собственников), так и рекомендации, отзывы контрагентов, опыт исполнения подобных контрактов.
6. Возможность поставки требуемого объема или внеплановых поставок. Этот критерий особенно актуален, если у компании-заказчика есть выраженные сезонные всплески или планируется рост объемов производства или продаж. Есть ли у потенциального поставщика возможность решить эту задачу, располагает ли он необходимыми для этого ресурсами, складскими помещениями, транспортом и так далее.
7. Финансовое положение контрагента. Проверка по этому критерию необходима для минимизации юридических и финансовых рисков, поэтому необходимо ознакомиться как с бухгалтерской и финансовой отчетностью потенциального поставщика, так и с учредительными и уставными документами.
8. Наличие сервисной поддержки. Если оборудование или транспортные средства требуют сервисного обслуживания, то срок или условия такого обслуживания могут быть важными при принятии итогового решения.
9. Наличие сотрудников нужной квалификации. Этот критерий может быть особенно важен при закупке сложных услуг – консалтинг, аудит, реклама, проектирование, ремонт. Имеет смысл заранее ознакомиться с резюме сотрудников, которые будут работать с проектом заказчика.
10. Готовность заключить типовой договор. Иногда согласование условий договора затягивается надолго, поэтому готовность потенциального поставщика заключить типовой договор, форма которого прилагается к конкурсной документации, может быть важной. При этом имеет смысл предусмотреть в договоре штрафные санкции за срыв поставок или нарушение сроков, а также за несвоевременное предоставление документов.

Таким образом, использование тендерных процедур позволяет компании-заказчику закупить необходимые ресурсы (товары, услуги) на максимально выгодных для бизнеса условиях. И если вы еще не проводили тендеры, то имеет смысл начать с закрытого конкурса: разработать первые регламенты, составить техническое задание, собрать заявки от участников, выбрать победителя и обязательно оценить результаты с точки зрения соотношения затрат и полученной выгоды, чтобы скорректировать подход в будущем.

Также читайте:

Как получить полный бесплатный доступ к публикации?

1. Авторизоваться или зарегистрироваться на сайте

Расскажите коллегам:
Оценить статью: 2
Выбор сообщества
Комментарии
Участники дискуссии: Владимир Ладыгин, Михаил Трофименко, Алексей Уланов, Александр Ковалёв
+190 Владимир Ладыгин Менеджер по планиров. производства, Белгород 17 сентября 2021, 13:45

Статья очень хорошая, исчерпывающая.

+8700 Михаил Трофименко Аналитик, Нижний Новгород 18 сентября 2021, 00:12

Цитата: «Тендерные процедуры позволяют снизить себестоимость и увеличить прибыль за счет нескольких факторов или их сочетания:»

Снижение планируемых затрат не повышает прибыль по определению. Прибыль понятие условное, зависящее от учётной политики. Прибыль может быть показана максимальная, а может быть сведена к нулю по разным резонам. Так, например, прибыль искусственно минимизируют для оптимизации налогообложения. Пи необходимости можно искусственно увеличить прибыль сокращая затратную часть.

Тендерные процедуры лишь инструмент позволяющий снизить планируемые расходы или, если нет задачи экономии, повысить эффективность закупок. Тендер не может рассматриваться отдельно от закупочной операции, которая состоит из трёх обязательных этапов: исследование свойств предмета закупки, собственно тендера или процедуры отбора Поставщика и контроля исполнения. Выпадение из поля зрения одного из этапов приведёт к неэффективным закупкам.

Цитата: «Компания-заказчик объявляет тендер и приглашает поставщиков или подрядчиков принять в нем участие.»

Стоп, стоп, стоп, Наталья. а что Вам уже известны характеристики предмета закупки? А разве не важно показать кто и как определяет критерии? Сразу тендер? Ну тогда с уверенностью я могу сказать, что тендер будет неэффективен.

Цитата: «В случае запроса котировок участник может подать заявку только один раз, при этом не располагая информацией о том, какие условия предложили конкуренты.»

Таким способом можно можно покупать товары качество которых определяется маркой, ГОСТ-ом, техническим регламентом. Любой сложный предмет закупки или не обладающий определёнными свойствами эффективно закупать не получится.

Цитата: «В случае аукциона торги проводятся на электронных площадках в специальных аукционных «комнатах», где участники в определенный день и час подают свои ценовые предложения.»

Аукционы могут и должны проводиться очно, с использованием современных средств связи. Чтобы эффективно снизить стоимость закупки, необходима обратная связь с Поставщиками, их пояснения и предложения. Иначе Заказчик потеряет деньги на неоптимальном результате. Более того, общение с Поставщиками позволяет откорректировать свойства предмета закупки в интересах Заказчика. Выявление более оптимальных свойств показанных специалистами Поставщиков гораздо более высокого уровня чем есть у Заказчика по определению, может привести к необходимости переторжки. И этим можно и нужно пользоваться.

Цитата: «Тендер, как и любой бизнес-процесс, имеет свою стоимость, поэтому важно определить минимальную цену закупки, при которой целесообразно прибегать именно к такой форме отбора поставщиков в зависимости от масштаба компании. При этом на разные категории закупок может устанавливаться различный лимит.»

Форма процедуры отбора не зависит от масштаба предприятия. Пусть даже это будет физическое лицо в единственном лице. Вы приводите логику закупки карандашей для бухгалтерии. Но понятие закупки Вы расширяете до услуг и работ. Тогда Ваша логика не работает. Например, я решил построить коттедж. Вот я такой маленький ни разу не предприятие, но мне нужен, просто необходим, например, аукцион на понижение. В то же время совершенно ничего такого не надо, если Вы закупаете сырьё на основное производство с качеством соответствующим марке. Покупайте хоть на миллиард. Простой сбор котировок с весьма ограниченного круга поставщиков не будет дорого стоить.

Нет, форма отбора Поставщика зависит прежде всего от сложности свойств самого предмета закупки и от сложности решаемой при этом производственной задачи. Открою страшную тайну — закупки бывают простыми и сложными. Но по ФЗ 44 мы понимаем закупки в широком смысле, а процесс как если бы покупали карандаши определённой твёрдости. И не важно, что карандаш и модернизация технологической линии, суть разные по сложности закупки. А нам удобна логика простой закупки. Вот мы её везде и предполагаем, включая выделенную цитату.

Цитата: «В рамках подготовки тендера компания-заказчик формирует подробное техническое задание, указывая требуемые основные и дополнительные параметры, по которым будет проводиться отбор поставщика: ассортимент, качество, количество, сроки, требования к исполнителю контракте и так далее.»

Обращаю внимание всех, опять мы имеем ввиду только простой предмет закупки. А где процесс для работ и услуг? Да даже если и простой предмет поставки, Поставщик всегда более профессионален, чем Заказчик по предмету поставки. Может его спросить?

В начале статьи мелькал такой термин, как «контроллинг». И вот здесь не лишне было бы вспомнить такой неотъемлемый его элемент как «лоцман» который выпоняет функцию поставщика информации для процесса закупок для оптимизации затрат. К сожалению его функционал в существующей литературе раскрыт крайне недостаточно. Его функции ущербны, ну хоть так.

Цитата: «Перед проведением тендера формируется Тендерный комитет, в который, как правило, входят: руководитель компании, финансовый директор (финансовый менеджер), руководитель или менеджер отдела закупок или снабжения, юрист.»

Оп, стоп. Мы как бы не замечаем, что закупка не просто затрата. Предмет закупки нужен не финансовому директору, не юристу, и не менеджеру отдела закупок. На предприятии есть конкретный потребитель. Например, если это материал, сырьё, комплектующие на «конвейер», то это начальник производства или участка. Это внутренний заказчик. Он должен разбираться что ему нужно больше прочих. И он не в составе тендерного комитета или комиссии?

Очень по нашему. Мы привыкли мыслить категориями — как бы чего не вышло. отсюда и однобокий учёт рисков — юридических, финансовых. Но производственные риски не учтены. К закупке не подпускаем лицо представляющее внутреннего заказчика. Такая практика повсеместна. Нужно менять отношение к закупкам на более конструктивное. Привлечение к тендерам руководителя предприятия вообще недопустимо. Но это отдельная тема.

Цитата: «К самым распространенным критериям относятся:»

И далее 10 очень правильных критериев. Но так как мы исключили из поля зрения первый и самый важный этап, все перечисленные критерии окажутся бесполезны. Давайте опять на примере. Первый этап закупочной операции — определение свойств предмета закупки. Если мы не спрашиваем внутреннего потребителя о свойствах нужного ему предмета закупки, если мы не используем лоцмана, как принято в контроллинге, если мы не спрашиваем у поставщиков почему они лучшие, то с большой долей вероятности мы купим не совсем то что нужно.

приведу один очень интересный пример. В своё время, когда мы заглядывали в рот западным специалистам группа ГАЗ повелась на аналитику от Джи Эм и закупились на производство клона Шевроле — Волгу-Сайбер. Устаревшая машина не могла стать популярной. И разговоры о долгом разворачивании производства лишь оправдание провально проведённой сложной закупки, где не спрашивали своих внутренних потребителей, своих консультантов, где были проигнорированы тенденции развития рынка. Дахоть как экономьте на ненужном продукте. Ненужная закупка — чистый убыток.

+12297 Алексей Уланов Начальник участка, Москва 18 сентября 2021, 06:43

Тендерный процесс начинается с обоснования закупки написания техзадания. Не обоснованная покупка или нетправильно написанное техническое задание может сделать бессмысленным закупку.
Исходя из статьи кто то посторонний пишет ТЗ и подразумевается что этот кто то не накосячит. Без методической помощи точно накосячат в описании, не учтут важных моментов и в последствии все это будет тайно исправляться за счет средств предприятия.
Помимо самой процедуры отбора заявок, необходимо проверять соответствие результатов. В залоге который описан в статье: дайте нам ТЗ, мы отбирем кандидатов, а результаты и достигнута ли цель закупки нас не интересуют. Точно будут проблемы у предприятия.
Еще один важный момент, ТЗ можно прописать не особенно внятно что дает возможность подписывающему АКТы выполненых работ манипулировать подрядчиком или заказчиком тендера и получать коррупционную ренту. Ломая бизнес заказчика или подрядчика.

+8700 Михаил Трофименко Аналитик, Нижний Новгород 18 сентября 2021, 21:41

Алексей Уланов пишет:
Еще один важный момент, ТЗ можно прописать не особенно внятно что дает возможность подписывающему АКТы выполненых работ манипулировать подрядчиком или заказчиком тендера и получать коррупционную ренту. Ломая бизнес заказчика или подрядчика.

Алексей, в точку. Любой поставщик работ и услуг закладывает примерно 10% на административную ренту — ту сумму, которую Постащик готов отдать ключевому менеджеру по закупкам. Такова действительность. Не люблю определение коррупция, так как оно довольно политизировано. Административная рента, более нейтральное понятие. Не всегда коррупция имеет негативную окраску. Иногда вполне оправданно заплатить ренту и получить конструктивную поддержку.

+12297 Алексей Уланов Начальник участка, Москва 18 сентября 2021, 23:29
Михаил Трофименко пишет:

Алексей Уланов пишет:
Еще один важный момент, ТЗ можно прописать не особенно внятно что дает возможность подписывающему АКТы выполненых работ манипулировать подрядчиком или заказчиком тендера и получать коррупционную ренту. Ломая бизнес заказчика или подрядчика.

Алексей, в точку. Любой поставщик работ и услуг закладывает примерно 10% на административную ренту — ту сумму, которую Постащик готов отдать ключевому менеджеру по закупкам. Такова действительность. Не люблю определение коррупция, так как оно довольно политизировано. Административная рента, более нейтральное понятие. Не всегда коррупция имеет негативную окраску. Иногда вполне оправданно заплатить ренту и получить конструктивную поддержку.

Я имел и положительный и отрицательный опыт. В одном случае нашей компании действительно помогали, в другом с нас тянули деньги и ломали бизнес мешая работать.

+2923 Александр Ковалёв Инженер, Омск 30 сентября 2021, 11:20

Михаил Трофименко пишет:
Цитата: «Перед проведением тендера формируется Тендерный комитет, в который, как правило, входят: руководитель компании, финансовый директор (финансовый менеджер), руководитель или менеджер отдела закупок или снабжения, юрист.»

Оп, стоп. Мы как бы не замечаем, что закупка не просто затрата. Предмет закупки нужен не финансовому директору, не юристу, и не менеджеру отдела закупок. На предприятии есть конкретный потребитель. Например, если это материал, сырьё, комплектующие на «конвейер», то это начальник производства или участка. Это внутренний заказчик. Он должен разбираться что ему нужно больше прочих. И он не в составе тендерного комитета или комиссии?

Очень по нашему. Мы привыкли мыслить категориями — как бы чего не вышло. отсюда и однобокий учёт рисков — юридических, финансовых. Но производственные риски не учтены. К закупке не подпускаем лицо представляющее внутреннего заказчика. Такая практика повсеместна. Нужно менять отношение к закупкам на более конструктивное. Привлечение к тендерам руководителя предприятия вообще недопустимо. Но это отдельная тема.

Полностью согласен. Вообще хз, что там генеральный забыл — товарищ, мы тут работаем по утвержденному тобой же регламенту, так и так всё в отчёте получишь — не для красоты мы же его пишем.

Представляю случай. Наблюдая нелепую статистику отказов двигателей, и понимая в чем основная причина, предлагаю провести тендер по закупке поршней, шатунов и всех сопутствующих деталей к приближающему по расписанию ремонту на парк 10 машин, чтобы заодно выяснить насколько более качественные детали улучшат ситуацию в условиях нашей работы. Ведь исходные данные ни какими симуляциями и расчётами не получить, только эмпирическим опытом и выводами из него.

Вот-вот они начинают проводить отбор, и вдруг узнаю, что главного инженера на мероприятие не впускают. Значит священную фигуру генерального, финансового каким-то боком (нет, они издеваються что ли? Все имеющиеся лица как минимум разбираются в экономике), и договаривайся только каким-то нелепым образом с менеджерами отдела снабжения, когда за него мог бы разрешить все возникшие вопросы, и как бы в твоих интересах, и не забываем юриста в качестве консультанта, куда же без него.

Представляю сидит такой генеральный, аж засыпает от скуки и думает: «А что я вообще тут делаю?», и на задворках сознания только всплывает: «Ну так же сам утвердил такой порядок».

Ну не цирк ли? Сами понимаете, каким результатом окончится такой тендер, так ещё представьте в какое положение они поставили главного инженера, кто вынужден выбирать подходящие детали, не зная толком каких производителей привлекают к тендеру, так ещё и выбрать смежные подходящие он не сможет, либо генеральный потребует только «основные характеристики».

Не знаю как вы, но я после такого кейса как минимум подал бы на увольнение. Как минимум разрезившись всеми премудростями великого и могучего на голову генерального с тем, что основное действующее лицо он к процессу не подпустил, посчитав что машины он знает лучше того, кто каждый день с ними работает.

+8700 Михаил Трофименко Аналитик, Нижний Новгород 30 сентября 2021, 13:57

Александр Ковалёв пишет:
Представляю случай.

Однако. Удивили. Пример очень удачный.

https://www.e-xecutive.ru/management/practices/1994252-kak-organizovat-tendernyi-protsess-v-kompanii-ot-podgotovki-do-rezultata