Как написать деловое письмо

Как написать деловое письмо

Как писать деловое письмо

День офисного работника начинается с проверки электронной почты. Деловые письма – это часть рутины, и на эту рутину приходится тратить много времени. Так, согласно Wall Street Journal, офисные работники уделяют собраниям и переписке по почте в общей сложности два полных дня в неделю.

В статье расскажем, какой должна быть структура делового письма, как оно должно быть оформлено, рассмотрим разные виды деловых писем и то, чем они отличаются.

Виды деловых писем

Деловые письма бывают разными. Отличия – в цели. Можно выделить несколько видов.

  1. Гарантийное. Такое письмо направлено на обращение с просьбой и с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Содержание его примерно такое: «Просим вас предоставить товар. Оплату гарантируем до 31.10.2023».
  2. Коммерческое предложение. Отправитель выступает с конкретным предложением и рассказывает об условиях сотрудничества.
  3. Извещение. Это письмо, в котором отправитель о чем-то уведомляет получателей. Например, о смене банковских реквизитов.
  4. Оферта. Это текст о поставке товара или оказании услуг. В нем указывают наименование услуги или товара, цену, срок, место.
  5. Рекламация (официальная претензия). В таком письме отправитель сообщает о некачественном товаре/услуге или некачественном выполнении обязательств.
  6. Сопроводительное письмо. Например, опись вложений в конверт при отправке документов.
  7. Подтверждение о получении. Отправитель уведомляет, что документы получены.
  8. Просьба. Такое письмо начинается со слов «Прошу», «Просим» и т. д. Его отправляют, как правило, если хотят получить документы/квитанцию/накладные/счета и т. д.
  9. Напоминание. В письме уведомляют о приближении какого-то события – дата мероприятия, окончание срока договора и т. д.
  10. Поздравление. В таком письме содержится поздравление с каким-либо праздником, значимым для этой отрасли или компании.
  11. Приглашение. Например, приглашение на конференцию или выставку.

Каждое из этих писем направлено на определенный вид корпоративного взаимодействия, но при этом подход к написанию примерно одинаковый.

Структура делового письма

В деловых письмах принято придерживаться определенной структуры. Рассмотрим структуру на примере коммерческого предложения – самого распространенного вида деловых писем.

Читать статью  Понятие о заочной и очно-заочной форме обучения в университете

Заголовок

Располагается в теме письма. Заголовок должен содержать суть обращения: к примеру, «Коммерческое предложение от ООО «Шарики за ролики». Также он может указывать на вид коммерческой корреспонденции – «Извещение», «Счет» и другое.

Обращение

Письмо обязательно адресовано кому-то. Если это один человек, то к нему нужно обратиться по имени. Если к группе лиц, то обращение будет звучать как «Уважаемые господа» или по названию компании.

Вводный абзац

В нем содержится краткая суть обращения, здесь уже можно прямо сообщить о ваших намерениях. Например, «Хотим пригласить вашу компанию к сотрудничеству. » или «Предлагаем поучаствовать в мастер-классе. ».

Основная часть

Раскрывает подробности. На этом этапе говорят об условиях сотрудничества и обозначают все важные детали.

Заключение

В заключении содержится краткий вывод или призыв к действию. В конце можно добавить, что компания будет рада сотрудничеству и с нетерпением ждет ответ на свое предложение.

Подпись

У каждого письма есть автор – считается плохим тоном не подписывать сообщения. Подпись включает в себя ФИО отправителя, его должность и контакты.

Структура будет меняться в зависимости от вида письма. Например, в рекламации или поздравлении подход будет слегка другим. Но при этом обязательно должна быть тема, обращение и подпись.

Этикет в деловой переписке

В деловой переписке есть свой негласный свод правил. И вроде бы, если их не соблюдать, ничего страшного не произойдет, однако грамотное оформление письма отражает ваше уважение к получателю и его времени.

Тема

Она должна быть понятной и излагать всю суть вопроса. Это делается для того, чтобы получатель смог без проблем найти нужное письмо по ключевым словам – особенно когда дело касается отчетов, договоров, чеков, квитанций и прочих документов.

Пример 1

Тема: Отправляю договор

Пример 2

Тема: Договор об оказании услуг от 1.10.2023

Согласитесь, во втором варианте больше заботы о читателе, чем в первом. Во-первых, сразу понятно, о чем речь. А во-вторых, адресат быстрее найдет нужное письмо в случае необходимости.

Читать статью  Как участвовать в тендерах: советы SMM-агентствам

Целевое действие

При отправке письма вы всегда преследуете какую-то цель: спросить, договориться, отчитаться и т. д. Поэтому при составлении письма советуем отказаться от неточных формулировок.

Пример 1

Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, когда вы свободны?

Пример 2

Иван, здравствуйте! Меня зовут Елена, я представляю компанию ООО «Рога и копыта». Вы дали предварительное согласие на участие в вебинаре «Как отличить рога от копыт» в качестве спикера. Напишите, пожалуйста, удобное время для встречи, чтобы мы смогли запланировать мероприятие.

Первое письмо адресат может вовсе оставить без ответа и будет прав. Во втором письме сразу понятно, с какой целью отправитель интересуется его планами.

Обратиться по имени и представиться

В предыдущем примере первое письмо было отправлено без обращения к получателю, да и отправитель забыл представиться. Во втором письме мы и обратились к получателю, и сами представились.

Зачем это нужно? Обращение по имени повышает доверие – так письмо уже не кажется обезличенным спамом. Ну а представиться нужно для того, чтобы адресат знал, кто к нему обращается.

Конечно, нужно учитывать контекст. Например, если вы пишете письмо не конкретному человеку, а компании, то обращаться по имени не нужно. А если это не первое письмо в переписке, то и представляться тоже нет необходимости.

Тон при этом должен быть уважительным – никакого панибратства.

Выгоды

Скорее всего, получатель не захочет тратить на вас время, если знает, что ничего не получит взамен. Поэтому при обращении с коммерческим предложением, расскажите не только о своих целях, но и о пользе для получателя.

Пример 1

Приходите в качестве спикера! Мы вас очень ждем!

Пример 2

Приходите к нам в качестве спикера. Зрители вебинара – ваша целевая аудитория и потенциальные клиенты. В анонсе мы обязательно сообщим о вас и оставим ссылку на сайт, а на самом вебинаре подробнее расскажем о вашей деятельности.

В первом случае спикер не видит для себя никакой выгоды. Во втором случае – появляются более веские причины посетить мероприятие.

Время

Рабочие письма следует отправлять в рабочее время: с 8:00 до 19:00. Не всем нравится получать деловые сообщения после 21 часа, и, как минимум, на такие письма пользователь может просто не ответить.

Читать статью  Что такое общение — определение, виды, этапы, средства, цели

Деловая переписка

Правила написания деловых писем

Даже структура делового письма не так важна, как отсутствие орфографических, стилистических и пунктуационных ошибок. Деловое письмо обязательно должно быть «чистым», чтобы у получателя сложилось положительное впечатление. Проверить письмо на ошибки можно с помощью специальных сервисов.

Обязательно нужно разбивать текст на абзацы – это облегчит его восприятие.

В содержании не должно быть ничего лишнего, а сам текст не должен занимать слишком много места: желательно, чтобы в письме было не более 2000 символов (страница А4).

Постарайтесь избегать восторженных формулировок, придерживайтесь нейтрального тона. Также в деловом письме недопустим сленг, просторечия, сокращения слов и эмоциональные оттенки.

Читайте также

Что такое email-маркетинг

Несколько способов отправить деловое письмо

Официальное письмо можно отправить несколькими способами.

  • Электронная почта. Это самый быстрый и удобный способ, которым сейчас пользуются большинство компаний. У такого способа есть и минус – например, письмо может затеряться, т. к. у адресата может быть слишком много писем. Не исключены и сбои почтовых провайдеров, когда сообщение может улететь в папку «спам». Поэтому после отправки электронного письма желательно удостовериться, что адресат его получил.
  • Заказное письмо. Этот способ используется все реже. Письмо почтой или курьерскими службами доставляется в течение нескольких дней. Можно воспользоваться функцией уведомления о вручении. Такой способ применяют в случаях, когда отправляют оригиналы документов, а также письма, заверенные подписями и печатями.
  • Факс или мессенджеры. Этот способ подходит тем, кто заранее оговорил возможности такого формата переписки. Как правило, при общении в мессенджерах собеседники не придерживаются структуры делового письма.

Заключение

Для каждого случая есть свой вид делового письма – среди них извещение, поздравление, оферта, коммерческое предложение и т. д.

Структура стандартного письма состоит из заголовка, обращения, вводного абзаца, основной части, заключения и подписи. Однако этот формат может быть изменен в зависимости от вида письма.

В деловой переписке есть свой этикет. Важно уделять внимание тому, как письмо составлено и когда отправляется, а также не допускать ошибок.

Отправить деловое письмо можно отправить электронной почтой, обычной почтой или с помощью мессенджеров.

https://timeweb.com/ru/community/articles/kak-pisat-delovoe-pismo

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *