Как написать деловое письмо
День офисного работника начинается с проверки электронной почты. Деловые письма – это часть рутины, и на эту рутину приходится тратить много времени. Так, согласно Wall Street Journal, офисные работники уделяют собраниям и переписке по почте в общей сложности два полных дня в неделю.
В статье расскажем, какой должна быть структура делового письма, как оно должно быть оформлено, рассмотрим разные виды деловых писем и то, чем они отличаются.
Виды деловых писем
Деловые письма бывают разными. Отличия – в цели. Можно выделить несколько видов.
- Гарантийное. Такое письмо направлено на обращение с просьбой и с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Содержание его примерно такое: «Просим вас предоставить товар. Оплату гарантируем до 31.10.2023».
- Коммерческое предложение. Отправитель выступает с конкретным предложением и рассказывает об условиях сотрудничества.
- Извещение. Это письмо, в котором отправитель о чем-то уведомляет получателей. Например, о смене банковских реквизитов.
- Оферта. Это текст о поставке товара или оказании услуг. В нем указывают наименование услуги или товара, цену, срок, место.
- Рекламация (официальная претензия). В таком письме отправитель сообщает о некачественном товаре/услуге или некачественном выполнении обязательств.
- Сопроводительное письмо. Например, опись вложений в конверт при отправке документов.
- Подтверждение о получении. Отправитель уведомляет, что документы получены.
- Просьба. Такое письмо начинается со слов «Прошу», «Просим» и т. д. Его отправляют, как правило, если хотят получить документы/квитанцию/накладные/счета и т. д.
- Напоминание. В письме уведомляют о приближении какого-то события – дата мероприятия, окончание срока договора и т. д.
- Поздравление. В таком письме содержится поздравление с каким-либо праздником, значимым для этой отрасли или компании.
- Приглашение. Например, приглашение на конференцию или выставку.
Каждое из этих писем направлено на определенный вид корпоративного взаимодействия, но при этом подход к написанию примерно одинаковый.
Структура делового письма
В деловых письмах принято придерживаться определенной структуры. Рассмотрим структуру на примере коммерческого предложения – самого распространенного вида деловых писем.
Заголовок
Располагается в теме письма. Заголовок должен содержать суть обращения: к примеру, «Коммерческое предложение от ООО «Шарики за ролики». Также он может указывать на вид коммерческой корреспонденции – «Извещение», «Счет» и другое.
Обращение
Письмо обязательно адресовано кому-то. Если это один человек, то к нему нужно обратиться по имени. Если к группе лиц, то обращение будет звучать как «Уважаемые господа» или по названию компании.
Вводный абзац
В нем содержится краткая суть обращения, здесь уже можно прямо сообщить о ваших намерениях. Например, «Хотим пригласить вашу компанию к сотрудничеству. » или «Предлагаем поучаствовать в мастер-классе. ».
Основная часть
Раскрывает подробности. На этом этапе говорят об условиях сотрудничества и обозначают все важные детали.
Заключение
В заключении содержится краткий вывод или призыв к действию. В конце можно добавить, что компания будет рада сотрудничеству и с нетерпением ждет ответ на свое предложение.
Подпись
У каждого письма есть автор – считается плохим тоном не подписывать сообщения. Подпись включает в себя ФИО отправителя, его должность и контакты.
Структура будет меняться в зависимости от вида письма. Например, в рекламации или поздравлении подход будет слегка другим. Но при этом обязательно должна быть тема, обращение и подпись.
Этикет в деловой переписке
В деловой переписке есть свой негласный свод правил. И вроде бы, если их не соблюдать, ничего страшного не произойдет, однако грамотное оформление письма отражает ваше уважение к получателю и его времени.
Тема
Она должна быть понятной и излагать всю суть вопроса. Это делается для того, чтобы получатель смог без проблем найти нужное письмо по ключевым словам – особенно когда дело касается отчетов, договоров, чеков, квитанций и прочих документов.
Пример 1
Тема: Отправляю договор
Пример 2
Тема: Договор об оказании услуг от 1.10.2023
Согласитесь, во втором варианте больше заботы о читателе, чем в первом. Во-первых, сразу понятно, о чем речь. А во-вторых, адресат быстрее найдет нужное письмо в случае необходимости.
Целевое действие
При отправке письма вы всегда преследуете какую-то цель: спросить, договориться, отчитаться и т. д. Поэтому при составлении письма советуем отказаться от неточных формулировок.
Пример 1
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, когда вы свободны?
Пример 2
Иван, здравствуйте! Меня зовут Елена, я представляю компанию ООО «Рога и копыта». Вы дали предварительное согласие на участие в вебинаре «Как отличить рога от копыт» в качестве спикера. Напишите, пожалуйста, удобное время для встречи, чтобы мы смогли запланировать мероприятие.
Первое письмо адресат может вовсе оставить без ответа и будет прав. Во втором письме сразу понятно, с какой целью отправитель интересуется его планами.
Обратиться по имени и представиться
В предыдущем примере первое письмо было отправлено без обращения к получателю, да и отправитель забыл представиться. Во втором письме мы и обратились к получателю, и сами представились.
Зачем это нужно? Обращение по имени повышает доверие – так письмо уже не кажется обезличенным спамом. Ну а представиться нужно для того, чтобы адресат знал, кто к нему обращается.
Конечно, нужно учитывать контекст. Например, если вы пишете письмо не конкретному человеку, а компании, то обращаться по имени не нужно. А если это не первое письмо в переписке, то и представляться тоже нет необходимости.
Тон при этом должен быть уважительным – никакого панибратства.
Выгоды
Скорее всего, получатель не захочет тратить на вас время, если знает, что ничего не получит взамен. Поэтому при обращении с коммерческим предложением, расскажите не только о своих целях, но и о пользе для получателя.
Пример 1
Приходите в качестве спикера! Мы вас очень ждем!
Пример 2
Приходите к нам в качестве спикера. Зрители вебинара – ваша целевая аудитория и потенциальные клиенты. В анонсе мы обязательно сообщим о вас и оставим ссылку на сайт, а на самом вебинаре подробнее расскажем о вашей деятельности.
В первом случае спикер не видит для себя никакой выгоды. Во втором случае – появляются более веские причины посетить мероприятие.
Время
Рабочие письма следует отправлять в рабочее время: с 8:00 до 19:00. Не всем нравится получать деловые сообщения после 21 часа, и, как минимум, на такие письма пользователь может просто не ответить.
Правила написания деловых писем
Даже структура делового письма не так важна, как отсутствие орфографических, стилистических и пунктуационных ошибок. Деловое письмо обязательно должно быть «чистым», чтобы у получателя сложилось положительное впечатление. Проверить письмо на ошибки можно с помощью специальных сервисов.
Обязательно нужно разбивать текст на абзацы – это облегчит его восприятие.
В содержании не должно быть ничего лишнего, а сам текст не должен занимать слишком много места: желательно, чтобы в письме было не более 2000 символов (страница А4).
Постарайтесь избегать восторженных формулировок, придерживайтесь нейтрального тона. Также в деловом письме недопустим сленг, просторечия, сокращения слов и эмоциональные оттенки.
Читайте также
Несколько способов отправить деловое письмо
Официальное письмо можно отправить несколькими способами.
- Электронная почта. Это самый быстрый и удобный способ, которым сейчас пользуются большинство компаний. У такого способа есть и минус – например, письмо может затеряться, т. к. у адресата может быть слишком много писем. Не исключены и сбои почтовых провайдеров, когда сообщение может улететь в папку «спам». Поэтому после отправки электронного письма желательно удостовериться, что адресат его получил.
- Заказное письмо. Этот способ используется все реже. Письмо почтой или курьерскими службами доставляется в течение нескольких дней. Можно воспользоваться функцией уведомления о вручении. Такой способ применяют в случаях, когда отправляют оригиналы документов, а также письма, заверенные подписями и печатями.
- Факс или мессенджеры. Этот способ подходит тем, кто заранее оговорил возможности такого формата переписки. Как правило, при общении в мессенджерах собеседники не придерживаются структуры делового письма.
Заключение
Для каждого случая есть свой вид делового письма – среди них извещение, поздравление, оферта, коммерческое предложение и т. д.
Структура стандартного письма состоит из заголовка, обращения, вводного абзаца, основной части, заключения и подписи. Однако этот формат может быть изменен в зависимости от вида письма.
В деловой переписке есть свой этикет. Важно уделять внимание тому, как письмо составлено и когда отправляется, а также не допускать ошибок.
Отправить деловое письмо можно отправить электронной почтой, обычной почтой или с помощью мессенджеров.
https://timeweb.com/ru/community/articles/kak-pisat-delovoe-pismo