Инструкция для начинающих: как откликаться на коммерческие тендеры на Workspace

Инструкция для начинающих: как откликаться на коммерческие тендеры на Workspace

Если про госзакупки каждый слышал хоть что-нибудь, пусть смутно и в общих чертах, то в случае с B2B-тендерами начинается темный лес. Как минимум потому, что не все слышали об их существовании. Не говоря уже о том, чтобы понимать, как с ними работать.

В Рунете есть несколько тендерных площадок. Но в основном это просто агрегаторы, которые автоматически собирают в одном месте коммерческие тендеры с разных сайтов, чтоб их удобнее было отсматривать. Но этого недостаточно. Именно поэтому мы создали Workspace.

Помимо агрегатора здесь есть все средства для коммуникации между заказчиком и исполнителем уже внутри сервиса. Можно переписываться, обмениваться файлами, смотреть отзывы и оценки в карточках агентств. В этом смысле наша площадка уникальна. И поэтому дальше мы будем писать именно про Workspace.

Итак, как откликаться на тендеры на Workspace и что делать, чтобы повысить свои шансы на победу? Отвечаем по порядку.

Что такое коммерческий тендер

Коммерческий тендер (он же B2B-тендер) – это интернет-торги в форме конкурса, запроса котировок, аукциона и так далее, организуемые коммерческими организациями. Конечно, этот вид сделок тоже регулируется законодательством РФ. Однако настолько строгих правил, как в случае с госзакупками, в организации B2B-тендеров нет.

Коммерческие тендеры регулируются в первую очередь ГК РФ и Федеральным законом «О защите конкуренции» 135-ФЗ. Говоря проще, вы в нужной вам форме предлагаете крупную задачу подрядчикам и сами устанавливаете условия торгов, время от времени на всякий случай сверяясь с Гражданским кодексом.

Говоря проще, заказчик в нужной ему форме предлагает крупную задачу подрядчикам и сам устанавливает условия торгов, время от времени на всякий случай сверяясь с Гражданским кодексом.

Запуская торги, заказчик сам устанавливает правила поведения. Каждый коммерческий тендер по виду закупок можно условно отнести к какой-то конкретной категории. Однако важно понимать, что здесь все намного свободнее. В первую очередь правила устанавливает сама организация, а законодательство в данном случае просто дает рекомендации и обозначает рамки – довольно свободные.

В чем ключевые особенности тендерной сделки

Для человека, который с этим еще ни разу не соприкасался, различия между обычным заказом на бирже и коммерческим тендером могут быть неочевидны. Но их хватает.

1. Гибкие условия. Суть коммерческой тендерной сделки – в конкурентной борьбе. То есть заказчик устанавливает примерные границы и дедлайн, а дальше подрядчики начинают соревноваться, формируя предложения. Таким образом убивают сразу двух зайцев: заказчик подбирает самое выгодное для себя предложение, а подрядчик не просто ориентируется на заданную цену и срок, а предлагает свой вариант, исходя из указанных рамок. Однако стоит помнить, что гибкие условия не равно свободные: здесь нет такого жесткого регламента, как с государственными тендерами, но именно поэтому всю документацию и дополнительную информацию, которая прилагается к проекту, нужно читать особенно внимательно. Это не типовая схема, а индивидуальные требования конкретного заказчика. Будьте аккуратны и бдительны. Например, некоторые расписывают дополнительные вопросы, читайте внимательно и не пропускайте ни один
2. Работа на репутацию. Никто не любит каждый раз искать нового исполнителя на регулярную типовую задачу. Если вы хорошо зарекомендуете себя перед заказчиком, у вас есть большой шанс на то, что он заключит с вами официальный долгосрочный договор. И в следующий раз тоже обратится именно к вам. Но и это не все. Количество выигранных тендеров, рейтинг по нескольким показателям и отзывы от предыдущих заказчиков фиксируются в карточке вашего агентства. Чем лучше вы справляетесь с работой, тем выше у вас шанс на новые крутые заказы. Чем больше у вас оценок и выигранных тендеров, тем больше вы нравитесь будущим заказчикам
3. Четкий дедлайн. Окончательный выбор подрядчика осуществляется в заранее озвученную дату и ни днем раньше. То есть даже если кто-то пришел раньше вас и подал заявку на участие в тендере, вы все равно успеете, если вписываетесь в дедлайн. Сначала набираются участники, а потом проходит отбор. Это удобно, потому что торги в таком формате – борьба предложений, а не бег наперегонки. Побеждает тот, кто действительно подходит заказчику, а не первый попавшийся человек. В нашем каталоге тендеров можно сгруппировать проекты по дедлайну, если щелкнуть на кнопку сверху
4. Взаимодействие формата B2B (business-to-business). Вы видите, кто организовывает тендер (частное или юридическое лицо). Вы можете посмотреть контакты, логотип и адрес, а также проверить, оставил ли заказчик корпоративный email. В общем, формат работы максимально официальный и прозрачный, что не может не радовать, когда речь идет о серьезных и крупных сделках. Но надо понимать, что и от вас потребуют такого же подхода: пока вы не зарегистрируетесь как агентство, вы не сможете ни посмотреть информацию об организаторе, ни откликнуться на тендер. Открыв карточку тендера, вы легко можете посмотреть, кто организатор, если зарегистрируетесь как диджитал-агентство
5. Возможность анализировать конкурентов. В открытом тендере вы видите не только информацию по проекту, но и предложения других подрядчиков. Это дает шанс грамотно выстроить стратегию взаимодействия с клиентом, сформировать самое выгодное предложение и выиграть тендер.

Стоит понимать, что тендер – это чаще всего именно масштабная задача за хорошие деньги и на долгий срок. Если вы хотите шагнуть выше, обеспечить себя стабильной работой на ближайшее время и наладить контакты с крупными фирмами, у которых, как правило, соответствующие бюджеты, начинайте вникать прямо сейчас, как быть с этими самыми B2B-тендерами.

Как начать работать с коммерческими тендерами на Workspace

Первое, что нужно сделать, – зарегистрироваться. Разберемся, какие данные нужны.

Зарегистрируйте свое агентство на CMS Magazine

Когда вы кликаете на кнопку «Зарегистрироваться», у вас выходит экран с тремя кнопками – для заказчика, агентства или специалиста. Переходим по второй.

Выглядит это так

На данный момент регистрация исполнителей (и диджитал-агентств, и простых фрилансеров) проходит на платформе CMS Magazine. Если вы видите это, не переживайте и кликайте дальше.

Регистрация не мгновенная, занимает примерно двое суток, придется чуть-чуть подождать

Обратите внимание: у CMS Magazine, Workspace и «Рейтинга Рунета» общая база данных. Это значит, что после регистрации вы спокойно сможете публиковать кейсы и новости от имени своего агентства на «Рейтинге Рунета» на условиях премодерации.

Это значит, что после регистрации вы спокойно сможете публиковать кейсы на Рейтинге Рунета и новости на CMS Magazine от имени своего агентства на условиях премодерации.

Кликнув на кнопку регистрации в левом верхнем углу, вы попадаете в поле, где нужно отметить нужные вам категории, указав, чем именно вы занимаетесь.

Расставьте галочки везде, где нужно, и листайте вниз

Дальше нужно будет ввести базовую информацию: контактные данные, название, описание агентства.

Это будущая карточка вашего агентства в общей базе CMS Magazine и Workspace

После заполнения этого раздела нужно заполнить регистрационные данные: написать имя и фамилию, ввести email (он же будет выступать в качестве логина), придумать пароль.

Заполняете все нужные поля, отправляете и ждете, когда модераторы все просмотрят

Дальше дожидаетесь премодерации в течение 48 часов, и можно двигаться дальше.

Выберите тендер, исключив неэффективные варианты

Предположим, что модерация прошла и вы успешно зарегистрировались. Теперь надо выбрать тендер. Переходим в каталог и выбираем нужную категорию.

Можно посмотреть все тендеры, а можно отсеять по нужным категориям

На Workspace можно отфильтровать тендеры по нескольким параметрам, а именно:

• бюджет;
• направление (SMM, разработка сайтов и так далее);
• страна;
• город;
• заказчик (компания, частное лицо, все);
• тип тендера (публичный, приватный);
• статус задачи (закончен ли прием заявок или идет, завершен ли проект).

Но даже если расставить нужные галочки, с непривычки все еще непонятно, за какие тендеры браться, а за какие лучше не стоит. Давайте разбираться, как выбрать хороший проект и не остаться в дураках.

1. Проверьте компанию, которая организует тендер. После регистрации агентства и отклика на тендер вы получаете доступ к контактной информации об организаторе проекта. Тщательно изучите ее: прогуглите компанию по названию или ИНН, поищите упоминания. Найдите официальный сайт фирмы-организатора и проверьте, работает ли он и есть ли на нем недавние обновления. Посмотрите в карточке тендера, есть ли у заказчика корпоративный email. Позвоните по контактным телефонам: точно ли это номер указанной фирмы или вообще чья-нибудь квартира? Контактная информация появляется справа после того, как вы откликнулись на тендер
2. Обратите внимание на техническое задание. Оно должно быть внятным, обстоятельным и однозначным, с понятными KPI и желательно с примерами. Когда техзадание размытое и короткое, это обычно говорит о том, что заказчик сам не очень понимает, какой результат хочет получить. В итоге вашу работу могут развернуть на ровном месте из-за того, что вы не смогли прочесть чужие мысли и попасть в волну. Не надо резко постигать телепатию – лучше возьмите другое задание. Иначе придется по-джедайски заколдовывать клиента, уверяя его, что это именно те дроиды, разработку которых он заказывал. Когда пытаешься постичь невнятное техзадание
3. Посмотрите на бюджет. Здесь важно проанализировать несколько нюансов. Во-первых, бюджет обязательно должен быть обозначен. Во-вторых, смотрите на указанные рамки: если диапазон между минимальной и максимальной суммой слишком большой, это тоже нехорошо, потому что непонятно, сколько вам в итоге заплатят. Спойлер: чаще всего платят отнюдь не по верхней планке. В-третьих, заказчик должен учитывать возможное увеличение бюджета. В своем коммерческом предложении при отклике на тендер вы говорите примерную сумму, еще не зная наверняка, какой объем работы вам предстоит и сколько будет правок. Если задача оказывается на деле гораздо сложнее, вы, как правило, начинаете просить больше денег. Но у заказчика, который не понимает таких нюансов, не всегда есть сумма в нужном размере. В итоге все останутся недовольны и разочаруются. Если разбег бюджета почти в миллион, а техзадание похоже на загадку из причудливой сказки, не прикасайтесь к этому тендеру
4. Не хватайтесь за узкопрофильные незнакомые задачи. Есть такие случаи, когда надо сначала взять задачу, а потом уже начинать бояться и разбираться. Так вот. Это не тот случай. Если вы схватились за громадный и сложный проект и схожих успешных кейсов у вас и близко не было, будьте готовы к тому, что в конкурентной гонке рядом с опытными специалистами, заточенными конкретно под эту задачу, вы почти стопроцентно проиграете. Еще и потеряете кучу времени, пока будете пытаться понять, что от вас вообще хотят и как этого добиться.

Окей, вы успешно откликнулись на несколько тендеров и вдруг видите, что сверху начала вылезать заглушка, а отклики перестали отправляться. Это значит, что бесплатный демо-период закончился. Что делать?

Приобретите PRO-аккаунт для нужной категории или сразу для нескольких

Зарегистрировав агентство, вы получаете возможность откликнуться бесплатно на 5 тендеров из любой категории, чтобы свободно протестировать возможности площадки. Дальше нужно будет купить PRO-аккаунт, и вы сможете откликаться на тендеры без ограничений в течение оплаченного периода (1, 3 или 6 месяцев).

После оплаты нужно будет подождать один рабочий день, чтобы опция активировалась

Что происходит после активации PRO-аккаунта на Workspace?

1. Вы получаете возможность откликаться как на публичные тендеры, так и на те, на которых стоит пометка «только для PRO».
2. Рядом с названием вашего агентства появляется желтый значок «PRO», обозначающий особый статус.
3. Когда заказчик организовывает новый тендер, система автоматически подбирает ему возможных исполнителей. И в этом общем списке ваша компания занимает позицию выше, чем агентства с обычным аккаунтом.
4. В личном кабинете заказчика ваш отклик тоже будет в топе.

Итак, вы опробовали площадку в демо-режиме, купили PRO-аккаунт и готовы вершить великие дела дальше. Это значит, что пора вникать в вопрос еще обстоятельнее и разобраться, на какие виды делятся тендеры, какие законы регулируют этот вид взаимоотношений и как грамотно сформировать коммерческое предложение.

Какие бывают тендеры и в чем их основные отличия

Тендеры есть самые разные. Они могут делиться:

• по формату проведения (публичные и закрытые);
• по количеству этапов (одноэтапные и многоэтапные);
• по виду закупок (запрос котировок, аукцион, конкурс и так далее).

И вот на последнем пункте стоит остановиться подробнее и разобраться с каждым видом отдельно.

1. Аукцион. Суть аукционного тендера в том, что подрядчики соревнуются в цене, и тот, кто предложил самую низкую, выигрывает. Снижать сумму можно неоднократно, торги приветствуются. К аукциону всегда прилагается документация: не забудьте все прочесть и учесть. При желании можно отозвать заявку, если вы успеете это сделать раньше, чем закончатся сроки подачи.
2. Конкурс. Если вы попали на тендер в форме конкурса, нужно будет учесть сразу несколько критериев оценивания. Как правило, чтобы откликнуться на тендер, приходится заполнять сложную многоступенчатую форму и вводить много данных о своей компании. В случае с конкурсом недостаточно, например, приманить заказчика приятной ценой. Надо выиграть сразу по нескольким пунктам, и те, кто максимально соответствует всем обозначенным требованиям, выигрывают тендер.
3. Конкурентные переговоры. Это формат проведения торгов, при котором заказчик выбирает подрядчика, обсуждая выдвинутые предложения с каждым из участников тендера. Особенность этого вида торгов – короткий срок проведения и быстрый запуск работы. Обычно почти сразу же после определения победителя заключается договор, и вы должны быть готовы немедленно приступить к задаче. Если это в ваши планы не входит, лучше выберите другой вид тендерной сделки. Конкурентные переговоры могут быть открытыми и закрытыми. В открытых переговорах организатор общается со всеми, кто выдвинул привлекательное для него предложение, уточняя нюансы и задавая вопросы. Когда условия от каждого исполнителя обозначены, заказчик смотрит на картину в целом, анализируя все варианты. А потом заключает сделку с теми, кто больше всех понравился по цене и остальным критериям. Закрытые переговоры предполагают наличие определенных фильтров уже на входе: предложения сразу отсеиваются, если цена не подходит. Оставшиеся варианты расставляются по приоритетности, и с тем подрядчиком, который выдвинул наилучшие с точки зрения заказчика условия, ведутся переговоры. Если после этого оказывается, что это предложение все-таки не подходит, организатор общается уже со следующим подрядчиком из списка, пока звезды не сойдутся идеально.
4. Закупка у единственного поставщика. Это неконкурентная форма сделки: заказчик просто приходит и предлагает контракт конкретно вам. Процедура простая, никаких особых нюансов, все напрямую и без долгого напряженного отбора. Как правило, к вам приходят те заказчики, для которых вы уже делали какие-то проекты, и просят о чем-то еще. Или у вас хорошая репутация, отличные отзывы и высокий рейтинг, поэтому организатор просто сразу выбирает вас, когда вы откликаетесь на задачу. Что ты выберешь, Нео, запрос котировок или аукцион?
5. Запрос котировок. Это конкурентные торги закрытого типа, в которых заказчик сам высылает информацию об организуемом тендере конкретным исполнителям. После этого подрядчики формируют ценовые предложения для заказчика. Выигрывает сделку тот, кто предложил самую низкую стоимость услуги. Однако стоит помнить, что отменить или скорректировать отклик нельзя, если не считать случаев, когда заказчик поменял что-то в условиях в процессе торгов. Такой тендер длится не более 20 дней. Предел начальной цены договора – 500 тысяч рублей, а максимальный годовой объем – 100 миллионов рублей.
6. Запрос коммерческих предложений. Это публичные конкурентные торги, при проведении которых заказчик открывает условия задачи для неограниченного количества людей. Кто угодно может прислать свое коммерческое предложение в ответ на тендер, и потом уже заказчик выбирает самый выгодный для себя вариант. Тут нужно хорошо проработать оформление и позиционирование и все продумать, чтобы не ударить в грязь лицом перед конкурентами и выиграть контракт.

Вы выбрали подходящий вид тендерной сделки. Что делать дальше? Давайте разберемся в основных принципах коммуникации с организатором проекта.

Как общаться с заказчиком

Беседа с заказчиком – важный этап. Как лучше себя подать и что делать, чтобы выбрали именно вас?

1. Не оставляйте письма без ответа. Никому не нравится, когда их игнорируют, и это касается в том числе и бизнес-отношений. Вежливое и грамотное общение – залог того, что вам напишут второй, третий и пятнадцатый раз. Если вам не по вкусу предложенный проект или условия по нему, все равно отвечайте. Расскажите о вашей специализации, примерных ценах и преимуществах работы с вами. Объясните, что вы умеете и на какие задачи заточены. Даже если сегодня с конкретным тендером ничего не выгорит, есть неплохой шанс на то, что в следующий раз этот же организатор предложит вам дорогостоящий проект именно по вашему профилю. Сохраняйте полезные контакты и будьте приятны в общении. Это всегда полезно. «Мне не подходит ваш тендер, идите к черту!»
2. Читайте документацию несколько раз и учитывайте все требования. Уже на уровне оформления многие пролетают из-за того, что делают на авось, не до конца дочитав техзадание или не вникнув в какой-то важный нюанс. Тщательно заполняйте анкеты, перепроверяйте перед отправкой, все ли нужные документы вы собрали, и будьте крайне внимательны. Если вы не понимаете до конца какое-то условие – спросите, адекватный заказчик будет только рад обстоятельному подходу к делу. Таким образом вы заработаете себе хорошую репутацию и не срежетесь на подлете.

Помните: не всегда надо быть самым великолепным, иногда достаточно просто идеально соблюсти техническое задание и сдать все в срок.

Мы поняли, как общаться с заказчиком, пролистали миллион тендеров, но что-то ничего не нравится. Где еще можно найти интересные задачи?

Что такое агрегатор тендеров от Workspace

Так как мы изначально ведем речь именно о диджитал-тендерах, о них и продолжим. Помимо основного каталога для зарегистрированных пользователей на сайте Workspace есть бесплатный агрегатор крупных коммерческих и государственных тендеров, автоматически выгружающий проекты с самых разных сайтов. Тут можно найти задачи, связанные с информационными технологиями, рекламой и дизайном. И не надо ничего подбивать в Excel 🙂

Мы запустили этот сервис в 2019 году. На данный момент он обрабатывает около 300 источников, и их количество постепенно увеличивается.

Настройте параметры под себя и двигайтесь навстречу своему счастью

Всего здесь 6 категорий:

• разработка сайта;
• поисковая оптимизация;
• разработка приложения;
• контекстная реклама;
• маркетинг, SMM, PR;
• другое.

Каждая категория делится еще на множество подкатегорий, и в итоге заблудиться в проектах практически невозможно. В общем, раздолье.

О чем нужно помнить, если хочешь выиграть тендер

Бонусная часть. Мы почти во всем разобрались, но не хватает полезных советов для тех, кто хочет всех победить и получать крутые проекты как можно чаще.

1. Заполняйте карточку агентства обстоятельно. Когда вы регистрируетесь в CMS Magazine, вы заполняете подробную форму (смотрим пункт про регистрацию). Там вы указываете номер лицензии, если он необходим, количество сотрудников, специализацию и кучу других важных официальных штук. И вот тут очень важно прописать все максимально подробно и однозначно. Чем больше внятной, корректной и актуальной информации вы укажете о себе, тем больше у вас шансов на то, что заказчик не пролистает ваш отклик. Подойдите к этому серьезно.
2. Назначьте для откликов на тендеры отдельного исполнителя. Все надо делать обстоятельно и нормально. Можно разрываться на сотню задач самостоятельно, но лучше научиться делегировать. Иначе и там, и тут будут проколы. Наймите человека, выставьте ему KPI, и пусть он отслеживает для вас вкусные сделки. Но ни в коем случае не ставьте в качестве KPI количество откликов, иначе он будет откликаться на все подряд – даже на то, что вашему агентству совершенно не подходит.
3. Разберитесь в ключевых различиях между разными видами тендерных сделок. Это вам пригодится для выстраивания грамотной тактики взаимодействия. Не везде надо сразу скручивать цену. Не везде нужно бежать вперед паровоза и сразу сливаться со сложной сделки. А иногда наоборот надо вовремя снизить стоимость, и тогда вы выиграете. Нюансов много, и их все стоит учитывать. Читайте условия и выстраивайте правильное поведение. Тогда все получится.
4. Читайте описание тендера как можно внимательнее. Об этом можно повторять миллион раз, но это действительно невероятно важно. Никаких откликов на автомате быть не должно: не тыкайте во все подряд тендеры, не вникая. В большинстве случаев к проекту прикручены критерии и требования, которым нужно соответствовать. Помните: у вас много конкурентов, и вы должны их обойти. А если вы будете просто откликаться и не думать, что вы вообще делаете, вы уйдете на нижнюю позицию, и тогда контракт возьмет кто-нибудь другой.
5. Читайте техзадание не менее внимательно. Это тоже кажется кэпством, но огромное количество народу срезается именно на такой ерунде. Не тот формат, не тот размер, не та лицензия, неполный пакет документов. В итоге вы можете быть высококвалифицированным, умным, умелым и вообще замечательным, но выиграет тот, кто читал вдумчиво.
6. Не бойтесь разговаривать с организатором. Разговаривать и выяснять детали в принципе полезно, и это касается любого взаимодействия между людьми. Учитесь вести переговоры, прояснять нюансы, переспрашивать непонятные вещи. Лучше лишний раз спросить, чем пятнадцать раз проиграть.
7. Помните о переторжке. В некоторых тендерах учитывается возможность улучшить отклик уже после того, как торги закончились. Вы можете поменять свое предложение после того, как уже проиграли, и все равно в итоге выиграть сделку. Это не обязательно произойдет, но такой шанс есть.
8. Обращайте внимание в первую очередь на те задачи, с которыми вы уже знакомы. Если вы хорошо делаете лендинги, откликайтесь на тендеры по лендингам, Если вам уже знакома какая-нибудь узкая тематика (например, вы делали сайт по ОВиК-системам), цельтесь в проекты по этой части. Во-первых, это поможет вам быстро сделать хорошее коммерческое предложение. Во-вторых, вы сможете прямо в отклик включить прошлые кейсы, показав, что вы действительно сможете справиться с этой задачей лучше, чем человек, который знаком с темой совсем поверхностно.

Это не гайд-пятиминутка, и все советы отсюда не применить на практике за день. Это небольшое пособие, к которому желательно возвращаться по мере необходимости. Поэтому не пытайтесь запомнить все за день: сохраните материал и пользуйтесь на здоровье. Большой удачи и выгодных сделок!

Workspace.LIVE — мы в Телеграме

Новости в мире диджитал, ответы экспертов на злободневные темы, опросы, статьи и многое другое. Подписывайтесь: https://t.me/workspace

Вакансии

• Директор по развитию продаж
  Связи Удаленная работа По договоренности
• Онлайн-консультант
  Light-Tech Удаленная работа 40 000 – 60 000
• Junior маркетолог / SMM-специалист
  Институт повышения квалификации IPPSY Удаленная работа 30 000 – 50 000
• Web-разработчик (fullstack)
  Smartunit Удаленная работа 60 000 – 80 000
• Менеджер Social Media проектов
  Soyka Agency Удаленная работа 40 000 – 100 000

https://workspace.ru/blog/how-to-participate-in-commercial-tenders/