Современный бизнес стремится к ускорению процессов и снижению бумажной нагрузки. Обмен договорами, счетами, актами и накладными в бумажном виде требует времени, ресурсов и часто замедляет работу компании. Сервис 1С-ЭДО позволяет сделать электронный формат документооборота прямо в привычной системе 1С, обеспечивая юрзначимость документов и удобство работы.
Что такое 1С-ЭДО
1С-ЭДО – сервис е-документооборота, интегрированный в программы 1С. Он позволяет отправлять и получать юридически значимые документы в электронном виде без выхода из системы учета. Документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП), что придает им такую же юридическую силу, как и бумажным оригиналам с подписью и печатью.
Через 1С-ЭДО можно обмениваться:
- счетами-фактурами;
- универсальными передаточными документами (УПД);
- актами выполненных работ;
- накладными;
- договорами;
- дополнительными соглашениями;
- актами сверки.
Это позволяет полностью перевести документооборот в цифровой формат.
Как работает
Принцип работы 1С-ЭДО прост:
- В 1С формируется отчет (например, УПД или акт).
- Документ подписывается электронной подписью.
- Отправляется контрагенту по ЭДО.
- Контрагент получает, проверяет и подписывает запрос.
- Подписанный документ автоматически сохраняется в базе.
Все действия фиксируются, а статус документа отображается в системе. Документы отправляются мгновенно, нет необходимости печатать, подписывать вручную, отправлять курьером или почтой, ждать возврата подписанного экземпляра. Процесс согласования сокращается с нескольких дней до нескольких минут.
Использование электронного документооборота позволяет сократить расходы на бумагу, печать, курьерские услуги, хранение архивов. Для компаний с большим объемом документов экономия становится существенной. Документы, подписанные электронной подписью, имеют юридическую силу и принимаются налоговыми органами. Это делает сервис полноценной заменой бумажного документооборота.
Полученная документация автоматически загружается в 1С и могут быть сразу отражены в бухгалтерском и налоговом учете. Это снижает вероятность ошибок при ручном вводе данных. Система дает возможность мониторить актуальные статусы (отправленный, подписанный, отклоненный, на исправлении, пр.). Это упрощает контроль и ускоряет работу бухгалтерии.